知己知彼百戰(zhàn)不殆
——中小型企業(yè)實(shí)施PDM/PLM前的準(zhǔn)備工作
隨著設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的大量積累以及3D設(shè)計(jì)的推進(jìn)，目前很多企業(yè)都在考慮上PDM或者PLM，而且有些企業(yè)還把PDM當(dāng)成了企業(yè)信息化的救命稻草。希望PDM可以實(shí)現(xiàn)至少是設(shè)計(jì)領(lǐng)域的信息化的提升，解決目前遇到的諸如圖文檔管理問(wèn)題、版本問(wèn)題、歷史數(shù)據(jù)的問(wèn)題、工藝的等等諸如此類的問(wèn)題，而實(shí)施顧問(wèn)公司也因?yàn)榉N種原因，也不愿意對(duì)企業(yè)進(jìn)行大量的售前培訓(xùn)和引導(dǎo)，所以就造成了一個(gè)誤區(qū)，那就是企業(yè)只要想上PDM，只要好好的選擇一個(gè)實(shí)施公司就可以成功，而且效果會(huì)很好。但是現(xiàn)實(shí)證明，這是想當(dāng)然的想法，大多數(shù)公司的PDM只是淪落成了一個(gè)圖文檔的儲(chǔ)存工具，甚至還嚴(yán)重阻礙了正常的業(yè)務(wù)流。筆者認(rèn)為，要想讓PDM/PLM軟件能夠在企業(yè)扎根，并給企業(yè)帶來(lái)效益和好處，企業(yè)還是要靠自己的，光靠外力是不可能讓一個(gè)PDM系統(tǒng)正常的運(yùn)作并逐漸的成長(zhǎng)起來(lái)的，這也是類似于PDM/PLM系統(tǒng)如ERP等信息化系統(tǒng)在中國(guó)應(yīng)用效果不好的原因之一。
對(duì)于中國(guó)大多數(shù)中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用時(shí)間較短，對(duì)于實(shí)施系統(tǒng)過(guò)程中，產(chǎn)生的信息化需求，大部分的管理層并沒(méi)有一個(gè)清晰認(rèn)識(shí)和解決問(wèn)題的思路（不知己）；而且顧問(wèn)公司和軟件公司為了銷售業(yè)績(jī)，往往夸大了軟件的應(yīng)用范圍和領(lǐng)域及作用（不知彼），這就造成了管理層在不具備相關(guān)基本的計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)的常識(shí)下產(chǎn)生了錯(cuò)誤的理解，相關(guān)人員也沒(méi)有真正的對(duì)信息化系統(tǒng)的作用和特點(diǎn)以及解決問(wèn)題的范圍和領(lǐng)域有正確的認(rèn)識(shí)，而系統(tǒng)實(shí)施執(zhí)行層甚至規(guī)劃層的素質(zhì)也普遍的不高（大部分的專業(yè)人才一畢業(yè)就做編程、開(kāi)發(fā)了，缺少相關(guān)的業(yè)務(wù)背景能力），這是造成目前信息化系統(tǒng)在中國(guó)屢屢失敗的部分原因。
所以企業(yè)在應(yīng)用PDM/PLM系統(tǒng)之前，管理層或者企業(yè)的系統(tǒng)規(guī)劃人員，要經(jīng)過(guò)大量的考察工作，真正的理解系統(tǒng)實(shí)施后的工作流和結(jié)果，最好能夠結(jié)合自身的特點(diǎn)規(guī)劃詳細(xì)的系統(tǒng)實(shí)施效果方案，這樣在簽訂合同的時(shí)候，也可以非常明確的提出需求，不僅僅能夠規(guī)范雙方的責(zé)任，更能夠節(jié)省系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的時(shí)間，減少不必要的糾紛，而且能夠保證實(shí)施質(zhì)量。
作為一名合格的系統(tǒng)管理或規(guī)劃人員，首先要對(duì)企業(yè)的現(xiàn)有業(yè)務(wù)需求有明確的理解（知己），然后對(duì)需求能夠有明確的解決方案、思路（知彼），對(duì)能夠解決需求的軟件或者系統(tǒng)有清晰的了解，要知道沒(méi)有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后管理、工作流等方面要有那些變化，以適應(yīng)新的系統(tǒng)或新的工作場(chǎng)景，要知道系統(tǒng)能夠解決什么，不能夠解決什么（比如PDM系統(tǒng)能夠?qū)D紙進(jìn)行有效的版本管理，但是它不能縮短圖紙產(chǎn)生的時(shí)間，也不能降低圖紙中本身的設(shè)計(jì)錯(cuò)誤，更不能自動(dòng)的產(chǎn)生圖紙）。
說(shuō)到現(xiàn)在，企業(yè)在上PDM系統(tǒng)前應(yīng)該做哪些工作呢？
1：梳理和規(guī)范現(xiàn)有的相關(guān)流程，明確各個(gè)部門的流程及權(quán)限。
雖然業(yè)界有說(shuō)PDM是基于現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程而PLM是基于未來(lái)規(guī)劃流程的，但是有以下幾點(diǎn)值得關(guān)注：
1.1 到目前為止，沒(méi)有任何系統(tǒng)能夠真正意義上完全實(shí)現(xiàn)外部的物理流程。
也就是說(shuō)，企業(yè)內(nèi)部平常討論的工作流程，系統(tǒng)只能對(duì)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的節(jié)點(diǎn)以及數(shù)據(jù)本身的審批流程進(jìn)行管理，而不能完全的模擬或者再現(xiàn)外部的物理流程。
1.2 電子數(shù)據(jù)本身審核流程剛開(kāi)始不宜過(guò)于復(fù)雜。
由于大多數(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用人員可能從來(lái)沒(méi)有應(yīng)用過(guò)類似的系統(tǒng)，特別是管理層人員，剛開(kāi)始設(shè)計(jì)的電子數(shù)據(jù)的審核流程不宜太長(zhǎng)，太復(fù)雜，有時(shí)候看起來(lái)很完美的流程本身一種不完美，要注重效率和可行性。
1.3 明確流程節(jié)點(diǎn)各個(gè)責(zé)任人員，確定流程節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行力
大多數(shù)情況下，企業(yè)不是不能制定相對(duì)完美或者符合現(xiàn)實(shí)的流程，而是缺少必要的執(zhí)行力，很多情況下，實(shí)施系統(tǒng)了，并不是規(guī)劃的不合理，而是執(zhí)行的力度不夠，不能執(zhí)行下去，導(dǎo)致系統(tǒng)陷入停滯狀態(tài)，一個(gè)節(jié)點(diǎn)停滯了，就可能導(dǎo)致一系列的停滯。
1.4 規(guī)劃的流程要盡量符合電子信息系統(tǒng)管理的特點(diǎn)
很多情況下，企業(yè)基于習(xí)慣的角度，都要求系統(tǒng)規(guī)劃人員盡量符合現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的習(xí)慣，而往往高層決策管理人員的決策沒(méi)有基于信息系統(tǒng)管理特點(diǎn)，所以需要學(xué)習(xí)或傾聽(tīng)相關(guān)人員的意見(jiàn)與建議。
1.5 不要把PDM/PLM系統(tǒng)實(shí)施公司當(dāng)成企業(yè)管理咨詢公司
有些企業(yè)把PDM/PLM顧問(wèn)公司當(dāng)成管理咨詢公司來(lái)用，認(rèn)為凡是跟系統(tǒng)相關(guān)的東西都需要顧問(wèn)公司搞定，特別是流程規(guī)劃上，而PDM/PLM顧問(wèn)公司的本質(zhì)以及實(shí)施的時(shí)間、素質(zhì)、對(duì)企業(yè)的了解和熟悉程度就決定了其不可能有能力滿足上面的要求。與其強(qiáng)行的滿足客戶要求還不如堅(jiān)決的予以拒絕，企業(yè)也不要浪費(fèi)時(shí)間，要么就進(jìn)行自我規(guī)劃和改善，要么請(qǐng)專業(yè)的管理顧問(wèn)公司。流程重整和PDM系統(tǒng)是實(shí)施時(shí)可以同步進(jìn)行的，但是需要企業(yè)本身強(qiáng)大的規(guī)劃和執(zhí)行能力。
2：整理企業(yè)現(xiàn)有設(shè)計(jì)相關(guān)的編碼規(guī)則
由于歷史原因，中小型企業(yè)的編碼規(guī)則要么適合于手工管理的編碼原則，要么就是“放羊”沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，這樣就給實(shí)施PDM/PLM系統(tǒng)帶來(lái)很大的困難。眾所周知，改變一個(gè)人習(xí)慣是一件很困難的事情，而改變一個(gè)企業(yè)的習(xí)慣是一件更困難的事情。
2.1 適合于手工管理特點(diǎn)的編碼規(guī)則的整理
企業(yè)都是由小到大的，有手工到信息化，所有存在遺留的問(wèn)題很正常，只要正視問(wèn)題，就一定可以解決問(wèn)題。目前來(lái)說(shuō)，手工編碼的最大特點(diǎn)就是包含了很多的信息在里面，以使得看到編碼本身就能知道一系列的信息，比如是什么？屬于哪個(gè)類型的，什么材質(zhì)的等等。但是計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)個(gè)管理特點(diǎn)則要求，只要保證編碼的唯一性和合理性即可。不需要過(guò)于繁復(fù)的規(guī)則去產(chǎn)生一個(gè)編碼，實(shí)施也證明了包含有大量系統(tǒng)的編碼是在應(yīng)用系統(tǒng)后是沒(méi)有太大意義的，信息系統(tǒng)有很多的手段去得到此編碼所包含的相關(guān)信息。
所以從效率、安全、完備性的角度出發(fā)，個(gè)人建議企業(yè)實(shí)施適合于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理特點(diǎn)的編碼系統(tǒng)。大多數(shù)情況下啟用新的編碼規(guī)則和編碼系統(tǒng)，需要一定的人力物力處理歷史遺留問(wèn)題。
2.2 無(wú)規(guī)則編碼的整理
有時(shí)沒(méi)有規(guī)則有時(shí)候比有規(guī)則還要好，理論上只要指定新的規(guī)則滿足系統(tǒng)需求即可，無(wú)需對(duì)習(xí)慣及大量的歷史問(wèn)題進(jìn)行處理。但是從“自由”到“規(guī)范”可能會(huì)損害部分人的權(quán)利和利益，所以要循序漸進(jìn)，不宜用猛藥，一步到位的做法往往會(huì)得到相反的結(jié)果。
3：規(guī)劃、規(guī)范現(xiàn)有數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模型和權(quán)限管理
受限于歷史原因，到目前為止，很多企業(yè)還是對(duì)紙質(zhì)數(shù)據(jù)的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于電子數(shù)據(jù)，而隨著企業(yè)及客戶要求的提高和社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)的核心數(shù)據(jù)必將是電子數(shù)據(jù)，其安全性、可管理性的要求也必將越來(lái)越高，所以對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的分類和權(quán)限的定義，更有利于數(shù)據(jù)的安全、和使用。有以下幾點(diǎn)需要注意：
3.1 定義統(tǒng)一的滿足整個(gè)企業(yè)或者滿足高端需求的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)模型，而不是滿足某一個(gè)特權(quán)部門的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模型，要考慮整體的效率。
很多企業(yè)都沒(méi)有電子數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)的習(xí)慣，更多的是紙質(zhì)文檔的集中存儲(chǔ)和管理，部分企業(yè)即使都放在服務(wù)器上，但是因?yàn)闆](méi)有專人管理或者沒(méi)有相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，仍然采用了傳統(tǒng)的手工式的管理，而且各自管各自的，一旦有人員的流動(dòng)或者執(zhí)行力的不足，很容易造成數(shù)據(jù)資料的混亂，而IT部門只能對(duì)硬件和共享方式、訪問(wèn)權(quán)限等進(jìn)行處理，而沒(méi)有能力對(duì)資料本身進(jìn)行管理，所以就造成了資料越多就越亂的問(wèn)題。
所以企業(yè)需要對(duì)各種數(shù)據(jù)資料進(jìn)行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)現(xiàn)有的文檔類型以及存儲(chǔ)習(xí)慣。指定體現(xiàn)公司效率的文檔的存儲(chǔ)規(guī)則和存儲(chǔ)習(xí)慣，是一件很有意義的事情，一方面便于統(tǒng)計(jì)和檢查資料的完備性，另一方面可以規(guī)范操作，便于維護(hù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。
3.2 在滿足安全的前提下，不要對(duì)權(quán)限進(jìn)行過(guò)于復(fù)雜的設(shè)置，要兼顧效率。
權(quán)限是一面雙刃劍，筆者認(rèn)為最好采用外緊內(nèi)松的方式，在保證整體數(shù)據(jù)資料安全的前提下，盡量擴(kuò)大資料查閱權(quán)限的范圍，如筆者遇到一個(gè)企業(yè)，他們要求同一個(gè)設(shè)計(jì)小組內(nèi)部的不同人員不能相互查看對(duì)方的資料，這勢(shì)必就造成了設(shè)計(jì)資料重復(fù)利用率的下降，也產(chǎn)生了一系列的問(wèn)題，設(shè)計(jì)人員寧愿查看紙質(zhì)文檔也不愿意去看最新的數(shù)據(jù)資料（沒(méi)權(quán)限看，但紙質(zhì)的可以看），這種限制是一點(diǎn)意義都沒(méi)有的。其實(shí)就一個(gè)企業(yè)而言，我們需要考慮怎么提高設(shè)計(jì)的效率，降低設(shè)計(jì)失誤。提高設(shè)計(jì)質(zhì)量，而不是絕對(duì)的保密，雖然保密性也很重要。有時(shí)開(kāi)玩笑說(shuō)，“這些東西都在我的腦子里，你把電腦上一把鎖有用嗎？呵呵”對(duì)于設(shè)計(jì)人員更多的是靠職業(yè)道德素質(zhì)，而不是外在的東西。
3.3 主要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模型需要根據(jù)實(shí)際的需求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的定義
標(biāo)準(zhǔn)化的工作在很多企業(yè)都是很頭疼的問(wèn)題，我們國(guó)家的很多標(biāo)準(zhǔn)都是延續(xù)了傳統(tǒng)的管理方式，并不適合現(xiàn)代信息化的要求，這本身也是一個(gè)很大的問(wèn)題，軟實(shí)力的提升不是一天兩天的事情；在企業(yè)制定存儲(chǔ)模型或者空白文件模板的時(shí)候，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的定義，最好有專門的標(biāo)準(zhǔn)化人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的審核及管理。
3.4 個(gè)性化的設(shè)置不能違背總的要求，制定統(tǒng)一的分類機(jī)應(yīng)用規(guī)則。
分類好后，需要有一個(gè)規(guī)則，讓大家很容易的理解和應(yīng)用，文檔和數(shù)據(jù)分類規(guī)則要定制的合理、簡(jiǎn)單、高效；個(gè)人即使因?yàn)槟承┝?xí)慣進(jìn)行個(gè)性化也不能違背了整體的原則。
4：整理舊的歷史數(shù)據(jù)
歷史數(shù)據(jù)的整理是一個(gè)很大的問(wèn)題，如果企業(yè)的數(shù)據(jù)一直比較規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的很好，問(wèn)題就會(huì)小一些，如果數(shù)據(jù)不規(guī)范，最好就不要直接進(jìn)入系統(tǒng)，整理規(guī)范后再統(tǒng)一的導(dǎo)入系統(tǒng)，以減少不必要的垃圾數(shù)據(jù)。以下幾點(diǎn)需要注意：
4.1 越早開(kāi)始越好，最好在系統(tǒng)實(shí)施初期就制定統(tǒng)一的方案。而不是等到系統(tǒng)配置結(jié)束后再進(jìn)行實(shí)施。
其實(shí)歷史數(shù)據(jù)的整理，就是統(tǒng)一化。要達(dá)到一個(gè)原則，即使是錯(cuò)誤的，也要是一種類型的錯(cuò)誤，這樣更改也簡(jiǎn)單。怕就怕是個(gè)性化太多，需要高素質(zhì)的人做重復(fù)性勞動(dòng)的事情。
4.2 適當(dāng)?shù)拈_(kāi)發(fā)一些自動(dòng)化的程序或工具以提高效率，解決時(shí)間
如果數(shù)據(jù)比較規(guī)范，可以要求實(shí)施公司開(kāi)發(fā)一些自動(dòng)化的工具，進(jìn)行快速的導(dǎo)入。
4.3 適當(dāng)?shù)牟捎煤线m的激勵(lì)措施，保證整理的質(zhì)量和完備性、準(zhǔn)確性。
如果必須要對(duì)現(xiàn)有和歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，要定制數(shù)據(jù)整理計(jì)劃，進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如有的公司，整理一張舊圖紙獎(jiǎng)勵(lì)10元等措施。盡量減少抵觸情緒，以免影響系統(tǒng)應(yīng)用的正常情緒。
5：規(guī)范數(shù)據(jù)接口結(jié)構(gòu)
現(xiàn)在很多企業(yè)都上了ERP、項(xiàng)目管理等系統(tǒng)，PDM/PLM作為一個(gè)基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，能夠?yàn)槠渌南到y(tǒng)提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)或相應(yīng)的數(shù)據(jù)交流接口。以下幾點(diǎn)需要注意：
5.1 正確的評(píng)估與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接交流的方式及安全性、準(zhǔn)確性、可行性。
不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口及數(shù)據(jù)交換是一件很危險(xiǎn)的事情，一旦考慮不周就有可能引起一系列的問(wèn)題，造成嚴(yán)重的后果，所以必須要對(duì)安全性、準(zhǔn)確性可行性進(jìn)行周密的分析和考慮。
5.2 不要使用過(guò)于復(fù)雜的數(shù)據(jù)交流方案，不要片面的追求自動(dòng)化
越復(fù)雜越危險(xiǎn)，有時(shí)候適當(dāng)?shù)慕档鸵幌伦詣?dòng)化的程度，反而是一種明智的做法。
5.3 不同的系統(tǒng)管理人員要正確的評(píng)估需求。
要保證數(shù)據(jù)交換的準(zhǔn)確性和完畢性，就需要不同的系統(tǒng)管理員或者系統(tǒng)的主要應(yīng)用人員執(zhí)行周密的思考和測(cè)試，不要想當(dāng)然去決定某件事情。
6：培養(yǎng)內(nèi)部應(yīng)用和管理團(tuán)隊(duì)
如果沒(méi)有相關(guān)的系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，要提前選定系統(tǒng)應(yīng)用的種子人員和系統(tǒng)管理及企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng)管理人員，提前讓一部分人先了解系統(tǒng)應(yīng)用的原因、過(guò)程和好處。系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，這些人員要提供其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的準(zhǔn)確的意見(jiàn)和系統(tǒng)實(shí)施建議。
6.1 不要妄圖在一個(gè)很短的時(shí)間內(nèi)讓一個(gè)一無(wú)所知的人變成一個(gè)“啥都懂”的人。
表面上看起來(lái)很簡(jiǎn)單的東西，對(duì)于從沒(méi)有接觸過(guò)的人，可能就是一個(gè)大山，有時(shí)候把自己考考的低一些，是有利于學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)的。有些企業(yè)是實(shí)施準(zhǔn)備實(shí)施后才可使確定“種子”或者叫“關(guān)鍵用戶”，靠系統(tǒng)實(shí)施期間短短的時(shí)間，除了極個(gè)別的人員，大多數(shù)都對(duì)為什么實(shí)施系統(tǒng)、系統(tǒng)的作用等并不了解，其也不會(huì)主動(dòng)了解，所以需要和管理層的思維保持同步，在企業(yè)的高層進(jìn)行培訓(xùn)、考察時(shí)就應(yīng)該提前介入了，這樣也有利于中低層了解高層的管理意圖和企業(yè)的發(fā)展需求，主動(dòng)的進(jìn)行學(xué)習(xí)并在后期的實(shí)施中提供關(guān)鍵的業(yè)務(wù)支持。
6.2 盡量使用具有相關(guān)素質(zhì)的人員。
大家都說(shuō)，“21世紀(jì)最貴的東西就是人才”，每個(gè)企業(yè)都希望自己又高素質(zhì)的人才，都希望每個(gè)人都是多面手，都是高素質(zhì)，這顯然是不現(xiàn)實(shí)的，所以我們需企業(yè)甄別不同人員的能力和素質(zhì)，在系統(tǒng)實(shí)施期間，擔(dān)任相應(yīng)的責(zé)任，賦予相應(yīng)的權(quán)力。要遵循一個(gè)原則，那就是實(shí)際的能力比學(xué)歷和專業(yè)更重要，企業(yè)要不拘一格的使用人才，千萬(wàn)不要過(guò)分的追求看起來(lái)很好很匹配的東西。
說(shuō)了上面那么多，主要是想說(shuō)在導(dǎo)入PDM系統(tǒng)之前，首先要對(duì)需求有明確的了解并且知道系統(tǒng)能夠解決那些問(wèn)題，能給企業(yè)帶來(lái)什么，有什么好處，而不是盲目的基于行業(yè)的特點(diǎn)或者基于道聽(tīng)途說(shuō)的觀點(diǎn)，不從企業(yè)自身的特點(diǎn)及需求出發(fā)（企業(yè)的文化、工作流、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、執(zhí)行力、管理及應(yīng)用人員素質(zhì)等都可能對(duì)系統(tǒng)的實(shí)施產(chǎn)生致命影響，千萬(wàn)不要以為在同一行業(yè)中的某個(gè)企業(yè)上了某個(gè)系統(tǒng)，那么這個(gè)系統(tǒng)就一定適合自己的企業(yè)）聽(tīng)說(shuō)好就上或者某些奇怪的理由不是從真正的需求出發(fā)做出決策。所以需要在上PDM系統(tǒng)之前，企業(yè)的自身需要做自身的調(diào)研、梳理、整改工作，將一些基本的規(guī)則、流程進(jìn)行改進(jìn)以符合計(jì)算機(jī)及信息化提供管理的特點(diǎn)，提高相關(guān)人員的基本素養(yǎng)，了解系統(tǒng)介入后的效果和特點(diǎn)，提出明確的目標(biāo)和務(wù)實(shí)的考核指標(biāo)，這樣才能在應(yīng)用系統(tǒng)后，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，讓PDM/PLM系統(tǒng)成為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的基石和有力支撐的工具。
2009-9-25
王毅修改于天津沃克小鎮(zhèn)
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