知己知彼百戰(zhàn)不殆
——中小型企業(yè)實施PDM/PLM前的準(zhǔn)備工作
隨著設(shè)計數(shù)據(jù)的大量積累以及3D設(shè)計的推進(jìn)，目前很多企業(yè)都在考慮上PDM或者PLM，而且有些企業(yè)還把PDM當(dāng)成了企業(yè)信息化的救命稻草。希望PDM可以實現(xiàn)至少是設(shè)計領(lǐng)域的信息化的提升，解決目前遇到的諸如圖文檔管理問題、版本問題、歷史數(shù)據(jù)的問題、工藝的等等諸如此類的問題，而實施顧問公司也因為種種原因，也不愿意對企業(yè)進(jìn)行大量的售前培訓(xùn)和引導(dǎo)，所以就造成了一個誤區(qū)，那就是企業(yè)只要想上PDM，只要好好的選擇一個實施公司就可以成功，而且效果會很好。但是現(xiàn)實證明，這是想當(dāng)然的想法，大多數(shù)公司的PDM只是淪落成了一個圖文檔的儲存工具，甚至還嚴(yán)重阻礙了正常的業(yè)務(wù)流。筆者認(rèn)為，要想讓PDM/PLM軟件能夠在企業(yè)扎根，并給企業(yè)帶來效益和好處，企業(yè)還是要靠自己的，光靠外力是不可能讓一個PDM系統(tǒng)正常的運作并逐漸的成長起來的，這也是類似于PDM/PLM系統(tǒng)如ERP等信息化系統(tǒng)在中國應(yīng)用效果不好的原因之一。
對于中國大多數(shù)中小型企業(yè)來說，由于對計算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用時間較短，對于實施系統(tǒng)過程中，產(chǎn)生的信息化需求，大部分的管理層并沒有一個清晰認(rèn)識和解決問題的思路（不知己）；而且顧問公司和軟件公司為了銷售業(yè)績，往往夸大了軟件的應(yīng)用范圍和領(lǐng)域及作用（不知彼），這就造成了管理層在不具備相關(guān)基本的計算機(jī)信息化系統(tǒng)的常識下產(chǎn)生了錯誤的理解，相關(guān)人員也沒有真正的對信息化系統(tǒng)的作用和特點以及解決問題的范圍和領(lǐng)域有正確的認(rèn)識，而系統(tǒng)實施執(zhí)行層甚至規(guī)劃層的素質(zhì)也普遍的不高（大部分的專業(yè)人才一畢業(yè)就做編程、開發(fā)了，缺少相關(guān)的業(yè)務(wù)背景能力），這是造成目前信息化系統(tǒng)在中國屢屢失敗的部分原因。
所以企業(yè)在應(yīng)用PDM/PLM系統(tǒng)之前，管理層或者企業(yè)的系統(tǒng)規(guī)劃人員，要經(jīng)過大量的考察工作，真正的理解系統(tǒng)實施后的工作流和結(jié)果，最好能夠結(jié)合自身的特點規(guī)劃詳細(xì)的系統(tǒng)實施效果方案，這樣在簽訂合同的時候，也可以非常明確的提出需求，不僅僅能夠規(guī)范雙方的責(zé)任，更能夠節(jié)省系統(tǒng)實施過程中的時間，減少不必要的糾紛，而且能夠保證實施質(zhì)量。
作為一名合格的系統(tǒng)管理或規(guī)劃人員，首先要對企業(yè)的現(xiàn)有業(yè)務(wù)需求有明確的理解（知己），然后對需求能夠有明確的解決方案、思路（知彼），對能夠解決需求的軟件或者系統(tǒng)有清晰的了解，要知道沒有計算機(jī)系統(tǒng)和有計算機(jī)系統(tǒng)后管理、工作流等方面要有那些變化，以適應(yīng)新的系統(tǒng)或新的工作場景，要知道系統(tǒng)能夠解決什么，不能夠解決什么（比如PDM系統(tǒng)能夠?qū)D紙進(jìn)行有效的版本管理，但是它不能縮短圖紙產(chǎn)生的時間，也不能降低圖紙中本身的設(shè)計錯誤，更不能自動的產(chǎn)生圖紙）。
說到現(xiàn)在，企業(yè)在上PDM系統(tǒng)前應(yīng)該做哪些工作呢？
1：梳理和規(guī)范現(xiàn)有的相關(guān)流程，明確各個部門的流程及權(quán)限。
雖然業(yè)界有說PDM是基于現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程而PLM是基于未來規(guī)劃流程的，但是有以下幾點值得關(guān)注：
1.1 到目前為止，沒有任何系統(tǒng)能夠真正意義上完全實現(xiàn)外部的物理流程。
也就是說，企業(yè)內(nèi)部平常討論的工作流程，系統(tǒng)只能對數(shù)據(jù)產(chǎn)生的節(jié)點以及數(shù)據(jù)本身的審批流程進(jìn)行管理，而不能完全的模擬或者再現(xiàn)外部的物理流程。
1.2 電子數(shù)據(jù)本身審核流程剛開始不宜過于復(fù)雜。
由于大多數(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用人員可能從來沒有應(yīng)用過類似的系統(tǒng)，特別是管理層人員，剛開始設(shè)計的電子數(shù)據(jù)的審核流程不宜太長，太復(fù)雜，有時候看起來很完美的流程本身一種不完美，要注重效率和可行性。
1.3 明確流程節(jié)點各個責(zé)任人員，確定流程節(jié)點的執(zhí)行力
大多數(shù)情況下，企業(yè)不是不能制定相對完美或者符合現(xiàn)實的流程，而是缺少必要的執(zhí)行力，很多情況下，實施系統(tǒng)了，并不是規(guī)劃的不合理，而是執(zhí)行的力度不夠，不能執(zhí)行下去，導(dǎo)致系統(tǒng)陷入停滯狀態(tài)，一個節(jié)點停滯了，就可能導(dǎo)致一系列的停滯。
1.4 規(guī)劃的流程要盡量符合電子信息系統(tǒng)管理的特點
很多情況下，企業(yè)基于習(xí)慣的角度，都要求系統(tǒng)規(guī)劃人員盡量符合現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的習(xí)慣，而往往高層決策管理人員的決策沒有基于信息系統(tǒng)管理特點，所以需要學(xué)習(xí)或傾聽相關(guān)人員的意見與建議。
1.5 不要把PDM/PLM系統(tǒng)實施公司當(dāng)成企業(yè)管理咨詢公司
有些企業(yè)把PDM/PLM顧問公司當(dāng)成管理咨詢公司來用，認(rèn)為凡是跟系統(tǒng)相關(guān)的東西都需要顧問公司搞定，特別是流程規(guī)劃上，而PDM/PLM顧問公司的本質(zhì)以及實施的時間、素質(zhì)、對企業(yè)的了解和熟悉程度就決定了其不可能有能力滿足上面的要求。與其強(qiáng)行的滿足客戶要求還不如堅決的予以拒絕，企業(yè)也不要浪費時間，要么就進(jìn)行自我規(guī)劃和改善，要么請專業(yè)的管理顧問公司。流程重整和PDM系統(tǒng)是實施時可以同步進(jìn)行的，但是需要企業(yè)本身強(qiáng)大的規(guī)劃和執(zhí)行能力。
2：整理企業(yè)現(xiàn)有設(shè)計相關(guān)的編碼規(guī)則
由于歷史原因，中小型企業(yè)的編碼規(guī)則要么適合于手工管理的編碼原則，要么就是“放羊”沒有標(biāo)準(zhǔn)，這樣就給實施PDM/PLM系統(tǒng)帶來很大的困難。眾所周知，改變一個人習(xí)慣是一件很困難的事情，而改變一個企業(yè)的習(xí)慣是一件更困難的事情。
2.1 適合于手工管理特點的編碼規(guī)則的整理
企業(yè)都是由小到大的，有手工到信息化，所有存在遺留的問題很正常，只要正視問題，就一定可以解決問題。目前來說，手工編碼的最大特點就是包含了很多的信息在里面，以使得看到編碼本身就能知道一系列的信息，比如是什么？屬于哪個類型的，什么材質(zhì)的等等。但是計算機(jī)信息系統(tǒng)個管理特點則要求，只要保證編碼的唯一性和合理性即可。不需要過于繁復(fù)的規(guī)則去產(chǎn)生一個編碼，實施也證明了包含有大量系統(tǒng)的編碼是在應(yīng)用系統(tǒng)后是沒有太大意義的，信息系統(tǒng)有很多的手段去得到此編碼所包含的相關(guān)信息。
所以從效率、安全、完備性的角度出發(fā)，個人建議企業(yè)實施適合于計算機(jī)信息系統(tǒng)管理特點的編碼系統(tǒng)。大多數(shù)情況下啟用新的編碼規(guī)則和編碼系統(tǒng)，需要一定的人力物力處理歷史遺留問題。
2.2 無規(guī)則編碼的整理
有時沒有規(guī)則有時候比有規(guī)則還要好，理論上只要指定新的規(guī)則滿足系統(tǒng)需求即可，無需對習(xí)慣及大量的歷史問題進(jìn)行處理。但是從“自由”到“規(guī)范”可能會損害部分人的權(quán)利和利益，所以要循序漸進(jìn)，不宜用猛藥，一步到位的做法往往會得到相反的結(jié)果。
3：規(guī)劃、規(guī)范現(xiàn)有數(shù)據(jù)存儲模型和權(quán)限管理
受限于歷史原因，到目前為止，很多企業(yè)還是對紙質(zhì)數(shù)據(jù)的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于電子數(shù)據(jù)，而隨著企業(yè)及客戶要求的提高和社會的發(fā)展，企業(yè)的核心數(shù)據(jù)必將是電子數(shù)據(jù)，其安全性、可管理性的要求也必將越來越高，所以對企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的分類和權(quán)限的定義，更有利于數(shù)據(jù)的安全、和使用。有以下幾點需要注意：
3.1 定義統(tǒng)一的滿足整個企業(yè)或者滿足高端需求的數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)和存儲模型，而不是滿足某一個特權(quán)部門的數(shù)據(jù)存儲模型，要考慮整體的效率。
很多企業(yè)都沒有電子數(shù)據(jù)集中存儲的習(xí)慣，更多的是紙質(zhì)文檔的集中存儲和管理，部分企業(yè)即使都放在服務(wù)器上，但是因為沒有專人管理或者沒有相關(guān)的經(jīng)驗，仍然采用了傳統(tǒng)的手工式的管理，而且各自管各自的，一旦有人員的流動或者執(zhí)行力的不足，很容易造成數(shù)據(jù)資料的混亂，而IT部門只能對硬件和共享方式、訪問權(quán)限等進(jìn)行處理，而沒有能力對資料本身進(jìn)行管理，所以就造成了資料越多就越亂的問題。
所以企業(yè)需要對各種數(shù)據(jù)資料進(jìn)行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計現(xiàn)有的文檔類型以及存儲習(xí)慣。指定體現(xiàn)公司效率的文檔的存儲規(guī)則和存儲習(xí)慣，是一件很有意義的事情，一方面便于統(tǒng)計和檢查資料的完備性，另一方面可以規(guī)范操作，便于維護(hù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。
3.2 在滿足安全的前提下，不要對權(quán)限進(jìn)行過于復(fù)雜的設(shè)置，要兼顧效率。
權(quán)限是一面雙刃劍，筆者認(rèn)為最好采用外緊內(nèi)松的方式，在保證整體數(shù)據(jù)資料安全的前提下，盡量擴(kuò)大資料查閱權(quán)限的范圍，如筆者遇到一個企業(yè)，他們要求同一個設(shè)計小組內(nèi)部的不同人員不能相互查看對方的資料，這勢必就造成了設(shè)計資料重復(fù)利用率的下降，也產(chǎn)生了一系列的問題，設(shè)計人員寧愿查看紙質(zhì)文檔也不愿意去看最新的數(shù)據(jù)資料（沒權(quán)限看，但紙質(zhì)的可以看），這種限制是一點意義都沒有的。其實就一個企業(yè)而言，我們需要考慮怎么提高設(shè)計的效率，降低設(shè)計失誤。提高設(shè)計質(zhì)量，而不是絕對的保密，雖然保密性也很重要。有時開玩笑說，“這些東西都在我的腦子里，你把電腦上一把鎖有用嗎？呵呵”對于設(shè)計人員更多的是靠職業(yè)道德素質(zhì)，而不是外在的東西。
3.3 主要的數(shù)據(jù)存儲模型需要根據(jù)實際的需求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的定義
標(biāo)準(zhǔn)化的工作在很多企業(yè)都是很頭疼的問題，我們國家的很多標(biāo)準(zhǔn)都是延續(xù)了傳統(tǒng)的管理方式，并不適合現(xiàn)代信息化的要求，這本身也是一個很大的問題，軟實力的提升不是一天兩天的事情；在企業(yè)制定存儲模型或者空白文件模板的時候，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的定義，最好有專門的標(biāo)準(zhǔn)化人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的審核及管理。
3.4 個性化的設(shè)置不能違背總的要求，制定統(tǒng)一的分類機(jī)應(yīng)用規(guī)則。
分類好后，需要有一個規(guī)則，讓大家很容易的理解和應(yīng)用，文檔和數(shù)據(jù)分類規(guī)則要定制的合理、簡單、高效；個人即使因為某些習(xí)慣進(jìn)行個性化也不能違背了整體的原則。
4：整理舊的歷史數(shù)據(jù)
歷史數(shù)據(jù)的整理是一個很大的問題，如果企業(yè)的數(shù)據(jù)一直比較規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化實施的很好，問題就會小一些，如果數(shù)據(jù)不規(guī)范，最好就不要直接進(jìn)入系統(tǒng)，整理規(guī)范后再統(tǒng)一的導(dǎo)入系統(tǒng)，以減少不必要的垃圾數(shù)據(jù)。以下幾點需要注意：
4.1 越早開始越好，最好在系統(tǒng)實施初期就制定統(tǒng)一的方案。而不是等到系統(tǒng)配置結(jié)束后再進(jìn)行實施。
其實歷史數(shù)據(jù)的整理，就是統(tǒng)一化。要達(dá)到一個原則，即使是錯誤的，也要是一種類型的錯誤，這樣更改也簡單。怕就怕是個性化太多，需要高素質(zhì)的人做重復(fù)性勞動的事情。
4.2 適當(dāng)?shù)拈_發(fā)一些自動化的程序或工具以提高效率，解決時間
如果數(shù)據(jù)比較規(guī)范，可以要求實施公司開發(fā)一些自動化的工具，進(jìn)行快速的導(dǎo)入。
4.3 適當(dāng)?shù)牟捎煤线m的激勵措施，保證整理的質(zhì)量和完備性、準(zhǔn)確性。
如果必須要對現(xiàn)有和歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，要定制數(shù)據(jù)整理計劃，進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵，如有的公司，整理一張舊圖紙獎勵10元等措施。盡量減少抵觸情緒，以免影響系統(tǒng)應(yīng)用的正常情緒。
5：規(guī)范數(shù)據(jù)接口結(jié)構(gòu)
現(xiàn)在很多企業(yè)都上了ERP、項目管理等系統(tǒng)，PDM/PLM作為一個基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，能夠為其他的系統(tǒng)提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)或相應(yīng)的數(shù)據(jù)交流接口。以下幾點需要注意：
5.1 正確的評估與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接交流的方式及安全性、準(zhǔn)確性、可行性。
不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口及數(shù)據(jù)交換是一件很危險的事情，一旦考慮不周就有可能引起一系列的問題，造成嚴(yán)重的后果，所以必須要對安全性、準(zhǔn)確性可行性進(jìn)行周密的分析和考慮。
5.2 不要使用過于復(fù)雜的數(shù)據(jù)交流方案，不要片面的追求自動化
越復(fù)雜越危險，有時候適當(dāng)?shù)慕档鸵幌伦詣踊某潭龋炊且环N明智的做法。
5.3 不同的系統(tǒng)管理人員要正確的評估需求。
要保證數(shù)據(jù)交換的準(zhǔn)確性和完畢性，就需要不同的系統(tǒng)管理員或者系統(tǒng)的主要應(yīng)用人員執(zhí)行周密的思考和測試，不要想當(dāng)然去決定某件事情。
6：培養(yǎng)內(nèi)部應(yīng)用和管理團(tuán)隊
如果沒有相關(guān)的系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)驗，要提前選定系統(tǒng)應(yīng)用的種子人員和系統(tǒng)管理及企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng)管理人員，提前讓一部分人先了解系統(tǒng)應(yīng)用的原因、過程和好處。系統(tǒng)實施過程中，這些人員要提供其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的準(zhǔn)確的意見和系統(tǒng)實施建議。
6.1 不要妄圖在一個很短的時間內(nèi)讓一個一無所知的人變成一個“啥都懂”的人。
表面上看起來很簡單的東西，對于從沒有接觸過的人，可能就是一個大山，有時候把自己考考的低一些，是有利于學(xué)習(xí)和成長的。有些企業(yè)是實施準(zhǔn)備實施后才可使確定“種子”或者叫“關(guān)鍵用戶”，靠系統(tǒng)實施期間短短的時間，除了極個別的人員，大多數(shù)都對為什么實施系統(tǒng)、系統(tǒng)的作用等并不了解，其也不會主動了解，所以需要和管理層的思維保持同步，在企業(yè)的高層進(jìn)行培訓(xùn)、考察時就應(yīng)該提前介入了，這樣也有利于中低層了解高層的管理意圖和企業(yè)的發(fā)展需求，主動的進(jìn)行學(xué)習(xí)并在后期的實施中提供關(guān)鍵的業(yè)務(wù)支持。
6.2 盡量使用具有相關(guān)素質(zhì)的人員。
大家都說，“21世紀(jì)最貴的東西就是人才”，每個企業(yè)都希望自己又高素質(zhì)的人才，都希望每個人都是多面手，都是高素質(zhì)，這顯然是不現(xiàn)實的，所以我們需企業(yè)甄別不同人員的能力和素質(zhì)，在系統(tǒng)實施期間，擔(dān)任相應(yīng)的責(zé)任，賦予相應(yīng)的權(quán)力。要遵循一個原則，那就是實際的能力比學(xué)歷和專業(yè)更重要，企業(yè)要不拘一格的使用人才，千萬不要過分的追求看起來很好很匹配的東西。
說了上面那么多，主要是想說在導(dǎo)入PDM系統(tǒng)之前，首先要對需求有明確的了解并且知道系統(tǒng)能夠解決那些問題，能給企業(yè)帶來什么，有什么好處，而不是盲目的基于行業(yè)的特點或者基于道聽途說的觀點，不從企業(yè)自身的特點及需求出發(fā)（企業(yè)的文化、工作流、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、執(zhí)行力、管理及應(yīng)用人員素質(zhì)等都可能對系統(tǒng)的實施產(chǎn)生致命影響，千萬不要以為在同一行業(yè)中的某個企業(yè)上了某個系統(tǒng)，那么這個系統(tǒng)就一定適合自己的企業(yè)）聽說好就上或者某些奇怪的理由不是從真正的需求出發(fā)做出決策。所以需要在上PDM系統(tǒng)之前，企業(yè)的自身需要做自身的調(diào)研、梳理、整改工作，將一些基本的規(guī)則、流程進(jìn)行改進(jìn)以符合計算機(jī)及信息化提供管理的特點，提高相關(guān)人員的基本素養(yǎng)，了解系統(tǒng)介入后的效果和特點，提出明確的目標(biāo)和務(wù)實的考核指標(biāo)，這樣才能在應(yīng)用系統(tǒng)后，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，讓PDM/PLM系統(tǒng)成為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的基石和有力支撐的工具。
2009-9-25
王毅修改于天津沃克小鎮(zhèn)
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