在企業(yè)ERP的實施過程中，最困難的就是數(shù)據(jù)準備，數(shù)據(jù)準備成功與否，是ERP實施能否成功的關(guān)鍵因素。“三分技術(shù)、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”，充分表達了數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實施中的重要地位。
    中石化股份有限公司巴陵分公司從2005年3月份開始啟動ERP項目，到2005年10月1日正式上線，上線兩年半后，由于機構(gòu)融合，于2008年1月1日又進行了第二次重新上線，本人做為財務(wù)組的組長及管理會計模塊的關(guān)鍵用戶，全程參與了ERP系統(tǒng)的兩次建設(shè)，并且負責協(xié)調(diào)各個模塊的數(shù)據(jù)準備，現(xiàn)針對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)準備和維護談一談粗淺認識。
    一、數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中的重要性任何企業(yè)ERP項目的運行，都是架構(gòu)在數(shù)據(jù)的堅實基礎(chǔ)上。有了數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)才能夠?qū)⑿畔鞑サ秸麄€企業(yè)，在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作，提高管理水平。然而，企業(yè)在實際應(yīng)用中這些數(shù)據(jù)的準確性、完整性、及時性普遍都較差。一方面是由于很多企業(yè)在開始上ERP項目之前管理比較粗放，其中大多數(shù)企業(yè)都使用手工方式進行管理。而手工方式下的數(shù)據(jù)分散、口徑不一致、冗余、不規(guī)范，很多是以部門為單位進行管理的；另一方面，很多企業(yè)對數(shù)據(jù)的準確性、完整性、及時性與提高ERP應(yīng)用成功率和企業(yè)管理水平的關(guān)系缺乏足夠的認識。為此，在ERP系統(tǒng)上線前后我們要投入大量的人力和制度去控制數(shù)據(jù)準備和維護的每一個過程，保證數(shù)據(jù)的準確性、完整性、及時性。
    二、我們要如何保證數(shù)據(jù)質(zhì)量
    在企業(yè)上ERP系統(tǒng)的過程中，根據(jù)實施范圍和實施階段不同，需要準備各種不同的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)準備和維護貫穿了ERP項目實施的全過程。保證數(shù)據(jù)的準確性、完整性、及時性對企業(yè)能否成功實施ERP系統(tǒng)起著至關(guān)重要的作用。因為錯誤的數(shù)據(jù)沒有任何現(xiàn)實的意義，進去的是垃圾，出來的也是垃圾。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是時時刻刻要做的事情。可以說數(shù)據(jù)質(zhì)量就是數(shù)據(jù)的生命。具體我們需要做到以下幾點：
    1、ERP項目需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。ERP項目必須是“一把手”工程。因為ERP項目是一個提升管理的系統(tǒng)，實施起來涉及到企業(yè)管理的理念、模式、業(yè)務(wù)流程等很多方面的變革，需要企業(yè)上下齊心協(xié)力。特別是在做數(shù)據(jù)收集時更需要企業(yè)內(nèi)各部門的支持配合，有時還涉及到有些部門內(nèi)部不愿意公開的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這時就需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的決策支持。
    2、成立專門的數(shù)據(jù)準備小組。企業(yè)應(yīng)該設(shè)置—個專門的數(shù)據(jù)組(一般由企業(yè)IT部門人員和業(yè)務(wù)部門人員組成)來負責數(shù)據(jù)的收集、整理和維護工作。通過將數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合起來，明確數(shù)據(jù)的來源部門和相關(guān)各部門的維護職責，加強各部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)。這樣才能最大限度地降低數(shù)據(jù)準備過程中自失誤和錯誤，為未來ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行準確、快速的維護提供重要的保障。
    3、高度重視數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性，建立規(guī)范數(shù)據(jù)維護的流程和制度。建立明確的流程和責任制度，不管是對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(包括對物料、供應(yīng)商、客戶的編碼增改等)，還是對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的更新(如訂單的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入，庫存的變更等)都應(yīng)遵循這些流程和制度，以減少數(shù)據(jù)維護中的風險，保障數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性。
    4、分階段，分重點的做好每一個實施過程的數(shù)據(jù)準備工作。在上線前做數(shù)據(jù)收集整理時，特別要注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性、完整性，制定一系列科學(xué)規(guī)范的編碼規(guī)則來規(guī)范這些數(shù)據(jù)。在上線時，要盡量減少期初數(shù)據(jù)量，對期初數(shù)據(jù)要力保準確及時。加快時間對賬，因為越晚對賬數(shù)據(jù)的差異越大，越難對得上。在上線后，要從管理上嚴格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進行，不能積壓單據(jù)一次性補錄。
    做好以上幾點，可以控制住數(shù)據(jù)質(zhì)量。ERP系統(tǒng)只有在得到迅速準確的輸入數(shù)據(jù)的前提下，才能真正為企業(yè)服務(wù)。
    三、上線前的數(shù)據(jù)準備
    實施ERP并保證實施后的業(yè)務(wù)能得到準確反映必須做好各類數(shù)據(jù)準備，而信息的流動來源于數(shù)據(jù)的集中和統(tǒng)一管理。沒有準確的數(shù)據(jù)，就得不到有價值的信息。因此前期的數(shù)據(jù)準備是保證系統(tǒng)正確運行的關(guān)鍵。
    我們可以簡單地將ERP實施所要準備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
    靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，其特點是它在整個ERP實施過程中基本保持不變，并且是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的唯一性。例如：物料信息、客戶供應(yīng)商信息等等。
    動態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時生成的業(yè)務(wù)單據(jù)，例如銷售訂單、采購訂單等。動態(tài)數(shù)據(jù)按時點來分，可分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時點的期初數(shù)據(jù)對ERP上線前的數(shù)據(jù)準備尤為重要，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣的時間點上。公司動態(tài)數(shù)據(jù)的當前狀態(tài)。期初數(shù)據(jù)既包括上線時點所有物料庫存的數(shù)量、金額，也包括那些未完成的業(yè)務(wù)單據(jù)，如未交貨的銷售訂單、未入庫的轉(zhuǎn)儲單、未開票的采購訂單等。
    但是不論是靜態(tài)數(shù)據(jù)還是動態(tài)數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)中都必須是唯一的。為了保證數(shù)據(jù)的唯一性，我們就要給這些數(shù)據(jù)進行編碼。所以，在進行兩大類數(shù)據(jù)準備之前，另一項更基礎(chǔ)的工作必須先完成，那就是制定編碼規(guī)則。
    四、上線后的數(shù)據(jù)維護
    作為—個完整的系統(tǒng)，上線還只是ERP應(yīng)用的開始。相比前期的痛苦，上線后保持數(shù)據(jù)的“純潔”更顯得重要。數(shù)據(jù)的維護仍是數(shù)據(jù)維護人員的一項長期而且艱巨的工作。內(nèi)容主要包括：
    1、成立專門的編碼維護部門，根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼。由于公司所有業(yè)務(wù)都是通過調(diào)用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的唯一性，要保持基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的唯一性，我們需要成立一個編碼維護部門，統(tǒng)一來添加新的編碼，防止編碼重復(fù)引起信息的錯誤。
    2、指定相應(yīng)的數(shù)據(jù)維護人員。上線后，一方面為了適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，部分業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程需要調(diào)整。數(shù)據(jù)維護人員要與各數(shù)據(jù)的源頭部門的進行協(xié)調(diào)；另一方面，系統(tǒng)為了適應(yīng)企業(yè)的實際業(yè)務(wù)流程和管理需求，需要增加新的數(shù)據(jù)項或者更改原數(shù)據(jù)定義等。不僅如此，數(shù)據(jù)維護人員還要及時處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)，清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性、完整性和及時性。
    3、定期備份ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。針對ERP系統(tǒng)前臺操作人員非正常操作和系統(tǒng)管理員錯誤操縱后臺數(shù)據(jù)系統(tǒng)，以及跨平臺轉(zhuǎn)換，硬件系統(tǒng)升級等實際問題，需要對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行備份。在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時可以恢復(fù)到最近一個數(shù)據(jù)點，最大限度地減少損失，確保系統(tǒng)平穩(wěn)安全運行。
    4、需要建立一系列相關(guān)的規(guī)章制度來保證ERP工作的順利進行。ERP系統(tǒng)上線以后，要使ERP系統(tǒng)真正發(fā)揮出其應(yīng)有的功效和價值，使ERP能夠長久有效的為企業(yè)的各項工作服務(wù)，需要建立一系列相關(guān)的規(guī)章制度來保證ERP工作的順利進行。具體包括：機房安全管理制度；數(shù)據(jù)維護制度；權(quán)限管理制度；應(yīng)用服務(wù)器管理制度；數(shù)據(jù)訪問制度。