PDM的管理視角和定位，是影響其使用收益的重要因素。利用PDM可以做很多事情，是否能夠轉變為企業的效益和實力？怎樣做才可能獲得最佳效益？文件是PDM系統管理的對象，是PDM的重要輸出,是使用PDM實現增值的載體，文件記錄企業設計、制造、維護、管理的過程和成果，匯集了企業的知識資產，為企業或機構提高科學管理水平和市場競爭能力提供了信息保障。
一、前言
PDM的管理視角和定位，是影響其使用收益的重要因素。利用PDM可以做很多事情，是否能夠轉變為企業的效益和實力？怎樣做才可能獲得最佳效益？文件是PDM系統管理的對象，是PDM的重要輸出,是使用PDM實現增值的載體，文件記錄企業設計、制造、維護、管理的過程和成果，匯集了企業的知識資產，為企業或機構提高科學管理水平和市場競爭能力提供了信息保障。本文從PDM文件管理的角度，分析PDM系統的管理本質及組織保證并給出結論。
二、PDM的管理本質是文件管理
2.1PDM系統管理的對象是制造技術文件
PDM系統管理的主要對象可概括為四種類型：文檔(Document)：產品相關的各種技術資料的電子文檔；CAD圖檔(CADDocument)：由CAD設計軟件產生的電子文檔；成品和零部件(EndItem&Part)：是企業制造的可以交付客戶的裝配，均為產品實物的映射；變更對象(ChangeItem)：指上述對象的更改文件。
PDM系統還定義了“產品結構”的概念：狹義的產品結構：指產品和零部件通過制造或裝配關系形成樹狀BOM結構；廣義的產品結構：指成品、零部件、文檔及相關變更通過關聯形成樹狀結構，是在產品開發過程中自然形成的。
PDM的功能可描述為：按照產品結構存儲和顯示管理對象，構造協同設計環境，簽審模型的裝配關系(產品結構)以及三維模型的輸出和投影，即二維圖和三維輕量化可視模型。
和以往型號研制設計模式比較，PDM系統基于網絡計算機技術，采用產品結構形式管理上述四種對象，確比以紙張為載體時技術文件的形成有極大的改進，可以提高設計質量和效率，提供數據共享、協同設計或并行工程等等。
PDM無疑是設計師、工藝師們充分設計、展示才華的平臺，但設計成果用于制造才會產生效益，PDM對企業或機構的增值體現在優質設計文件進入制造過程，PDM必須銜接或用于制造文件的使用和歸檔過程，才能夠完成其為企業增值的任務。
使用PDM，首先是設計手段的變化，是技術文件形成、使用方式的變化，是技術文件電子文檔的存儲和顯示方式的變化，并不改變其信息自身的技術文件屬性；其次，PDM應通過和制造過程的結合，達到對企業的增值目的。所以，制造技術文件是PDM系統管理的首要對象。
一般情況下，企業通過其職能部門，如資料檔案部門或文件中心，來管理制造過程的文件。雖然PDM沒有將這些職能部門擋在門外，但由于信息技術人員和設計師、工藝師等直接接觸PDM的人員，認識不到也提不出職能部門改變其業務模式的要求，而主管領導對PDM很難細致了解，導致職能部門往往不能及時介入，造成PDM和設計過程的結合環節疏于管理，從而影響PDM對企業的增值。
綜上所述，明確PDM管理的對象是制造技術文件有重要的意義。只有這樣進行管理定位，企業做出恰當的工作布置，才能探索、認識PDM環境下的文件管理特點，實現PDM環境下的增值管理。
2.2PDM管理機制體現文件管理系統的要素
2.2.1PDM對電子文件有序存貯管理
PDM對電子文件有序存貯管理體現在以下兩個方面：
a.以產品結構為主索引，各種文檔與產品結構相關聯。
1)以產品結構形式組織各種產品數據；
2)產品配置；
3)生成報表。
實際上2)、3)是產品數據的應用方式之一。概括來講，我們可以很快叢一個對象得到它相關的各種信息；
b.通過登記環節明確對象屬性，實現按產品結構組織和存儲數據
系統為文檔提供產品結構數據選項，所有進入系統的文檔，其責任人首先要正確選擇錄入有關產品的屬性信息，從而保證產品結構之間的正確相關，保證文檔與產品結構的正確關聯，實現數據的有序存儲，為檢索使用打下基礎。
2.2.2PDM對電子文檔的可靠性、真實性管理
通過PDM審簽環節，使電子文件獲得真實性、準確性、可靠性、正確性并相應標識，形成了具有保存價值的電子文檔資源，構建了管理的基礎。
PDM跟蹤更改環節是電子文檔真實性、準確性、可靠性、正確性的延續，使電子文檔成為科研活動中產生、使用的文件和記錄的真實映射，其價值得到保持和增加。
PDM文件生命周期過程中的記錄由系統保存，最終可以成為元數據為電子文件歸檔提供檔案憑證作用。
2.2.3PDM對電子文檔的控制使用機制
靈活可靠的權限分配和控制是PDMLink的強大功能表現之一，通過權限控制和生命周期管理，方便地實現電子文件受控更改、受控使用，既保持共享重用的優越性，又保證其準確性、可靠性、正確性、準確性的延續。
2.2.4PDM的文件管理特點
PDMLink的管理本質是技術文件管理，這種技術文件管理有如下特點：
a.管理對象是技術文件的電子代碼形態，是使用設計工具進行設計活動的直接結果。對于設計數據的采集、存儲、調用、共享、重用提供極大便利；
b.管理對象是經過審簽且可以固化或受控的，具備真實性、準確性、可靠性、正確性的型號電子文件，可以成長為優質設計文件，成為電子檔案長期保存使用；
c.是從技術文件的形成開始，到使用終止的全生命周期狀態。提供了長期使用設計數據的信息平臺。三、納入文件管理部門管理是實現PDM的組織保證
3.1根據PDMLink的管理屬性確定管理歸屬
根據上述分析，PDM是不同于目前科技文件管理方式的文件管理系統，是隨著網絡計算機技術的應用、隨著電子文件的產生而產生的文件管理系統。既是技術文件形成、存貯、使用的數據系統，又是電子檔案生成的搖籃，既是技術人員生成和使用有效設計數據的平臺，也是文件檔案管理部門實施文件管理的手段和平臺。
建設PDM系統時，應充分認識和以往文件管理系統的不同，更應認識其制造技術文件管理的本質，遵循文件管理原則，才能實現開發信息資源、提高信息化水平的目的。
由實施PDM引出的文件管理需求不等同于崗位的或人員需求。這是因為PDM是管理手段和方式的改變，是資料檔案部門原有管理業務的拓展，而不是業務面的增加。盲目的設崗增人將會引起管理界面不清，造成效率降低和資源浪費。如：在文件管理部門之外設置PDM管理崗位，文件管理部門只審查管理紙載體。
這樣做使處理文件問題多了一道環節，造成文件工作效率下降，同時割斷了文件管理部門和PDM電子文件的聯系，造成電子文件管理滯后、失真，影響到電子檔案的形成，造成資源浪費。反之，由于文件管理部門沒有在手段和方式上改進和拓展，自身的信息化程度和管理水平也無法提高。所以，將PDM納入文件管理部門管理是實現PDM的組織保證。
3.2分析管理需求明確崗位職責
應在單位內部明確因實施PDM而引發的業務模式變化和管理需求，在人員管理上調整、明確相應崗位職責并且與歸檔管理銜接。
技術文件責任部門：按照標準化要求形成規范的技術文件和更改文件，以便生成和提取產品結構，關聯產品數據，指導產品結構配置。
科研計劃和生產管理部門：按照管理職能正確給出調度和配置指令。
標準化部門：給出文件編制的規范要求，包括：文檔模板、數據詞典、表示規則和構造基準等。指導并檢查執行和應用情況。
文件管理工作的崗位職責是：熟練掌握PDMLink操作原理和管理要求，按照型號技術文件要求，按照調度和配置指令，實施虛擬空間的產品數據采集和存儲管理、產品結構樹構造實施、產品配置實施、產品數據提供使用、產品數據更改等操作。
3.3建設與PDM接口的科技文件檔案管理系統
3.3.1PDM以冊為單位向科檔系統提交電子文件數據
科技文件綜合檔案管理系統(簡稱：科檔系統)是文獻和檔案的存貯應用平臺。其以“冊”為單元實施管理并提供使用的文獻管理模式，可面向包括使用PDM結構化文檔在內的廣大用戶群，提供靈活、廣泛、長期的電子文件數據使用。建立兩個系統的接口，將PDM的文件導入科檔系統，可為PDM數據提供一個更為長期、可靠、寬泛的保存和使用空間，獲得更高的投資匯報。所以，應要求PDM對結構化文檔以冊為單位形成索引，通過接口向科檔系統提供各類技術文件(包括更改單、技術通知單、協調單等)的電子文件數據。具體要求如下：
a.PDM按冊形成文件索引并標識，通過接口有科檔管理系統按冊提取接收文件；
b.科檔管理系統按圖(代)號存儲文件；
c.科檔管理系統采集有關本冊及本冊所有文件的元數據，包括：文件(圖)代號、文件名稱、階段標記、密級、頁數、發布日期、編寫人等；
d.采集本冊標識并保持唯一，以便正確、完整地檢索本冊所有電子文件；
e.按更改單號存貯本次更改所有文件的原文及元數據。即：當更改方式為局部更改時，采集更改單及其元數據；當更改方式為換版更改時，采集更改單、有簽署信息的文件及其所有元數據。應形成對應更改單的檢索標識，以便完整地傳遞由更改發生的所有信息。
3.3.2提供科檔管理系統的電子文件應信息完整
文檔屬性、審簽信息是電子文件的重要組成部分，直觀顯示并標識了文件的有效性、真實性、可靠性及使用性等，是文獻數據的主要組成部分。所以，要求PDMT提供科檔管理系統的電子文件原文數據應同時具備圖代號、文件名稱、簽署人員及日期等元數據。即：
經審簽生效的圖樣，其標題欄應具有符合標準化要求的所有信息；
經審簽生效的表格、文字內容設計文件、研試文件、軟件文檔等，其簽署欄應具有符合標準化要求的所有信息，并應做為首頁與文件共同保存使用。
事實證明，這是PDM電子文件的重要指標之一，直接影響到電子文件的使用性能。
四、結論
如同任何投資立項或購買的產品，如果認識不清，管理使用不當，將造成不可挽回的損失或浪費。對于PDM，應該認識到它是以產品結構為核心、管理圖檔、文檔、成品和零部件(實物的映射)及變更對象，是制造文件結構化文檔的管理系統，具備文件管理系統要素，能夠保存元數據為電子文件歸檔提供檔案憑證作用，其管理本質是文件管理。所以，實施PDM應遵循文件管理原則，納入文件管理部門管理范圍。這是信息化過程中合理改變業務流程的必須，是實現PDM的組織保證。
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