在今天的市場上，已經(jīng)有許多用于信息的存儲、管理、訪問和工作流程控制的軟件。原因很簡單，只有通過軟件系統(tǒng)我們才能有效地控制如此眾多的文件。在這里我們所說的文件或數(shù)據(jù)是一個廣義的含義，即指設計、制造過程中產生圖紙、說明文檔及辦公室中常用的信件、清單、表格等。總之，一切以紙張形式或電子文件形式的數(shù)據(jù)我們都把它歸納到文件這個范疇內。
　　數(shù)據(jù)管理最簡單的應用是存儲數(shù)據(jù)的各種描述和索引，這樣數(shù)據(jù)就不會丟失并且在需要的時刻根據(jù)提供的關鍵字隨時進行查找，將包含該信息的條目找出來。所有的以紙張形式存在的文件可以通過掃描的方法與電子文件一同存儲、一同索引。如果我們不能對特定的內容實現(xiàn)簡捷、快速的查詢，就沒有必要來存儲它們，從這一點來說，檢索系統(tǒng)與數(shù)據(jù)本身一樣重要。
　　在CAD和設計領域，數(shù)據(jù)管理的工具要按照工作類型來選擇，最常用的兩種分類稱為PDM和EDM系統(tǒng)。EDM這個術語也被廣泛應用于檔案管理系統(tǒng)中。
　　EDM的全稱是“Electronic Document Management”電子檔案管理系統(tǒng)，它既包含我們上面講到的存儲和檢索的功能，同時又包括與設計工作相關的其它功能。要像看文字和表格一樣方便來顯示圖形數(shù)據(jù)，內置的多功能瀏覽器(viewer)可以在不調用原應用程序的情況下瀏覽和直接打印我們能見到的絕大多數(shù)的光柵文件、矢量文件和混合類型的文件。操作起來也非常簡單，使用者不必考慮具體的文件類型，只要點取按鈕就可以了。
　　PDM的全稱是“Product Data Managment”產品數(shù)據(jù)管理，它更適合制造業(yè)在數(shù)據(jù)管理方面的需求。與EDM系統(tǒng)一樣，在它的層次上也有很多特別的應用。這種系統(tǒng)主要是為大型企業(yè)設計的用于控制從設計、制造、銷售、服務階段整個流程的內容，管理部件，材料、設計規(guī)劃和計算，供貨商庫存、后勤各方面的詳盡資料和后續(xù)的產品保障和更新?lián)Q代。
　　不像通用的辦公用數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，設計工作用EDM系統(tǒng)組織和處理大幅面的圖形和CAD數(shù)據(jù)的能力很強，集成的CAD瀏覽器可以提供瀏覽多種CAD數(shù)據(jù)文件的能力，這個CAD文件允許包含各種層、塊、數(shù)據(jù)連接和參考文件的信息，還可以進行縮放、測量、批注等操作。值得注意的是在目前的系統(tǒng)中，圈閱批注功能已經(jīng)是標準的配置了。比較先進的批注軟件應該具備以下幾個功能：1.批注一般建立在瀏覽的基礎之上給出多種提供注解意見的方法，操作盡可能要簡單；2.批注對原件不會造成破壞，也就是說批注應與原圖分離；3.批注方法應盡可能多，最好具備多媒體的功能；4.批注應具有嚴格的權限控制，保證它的安全可靠性。最好的圈閱批注軟件目前都提供二次開發(fā)工具，一方面可以加入自己的批注工具，如圖章等；另一方面它還可以作為插件在web上使用，提供同樣的瀏覽和圈閱批注功能。
　　管理系統(tǒng)是為了設計人員能夠系統(tǒng)檢索并打開數(shù)據(jù)文件。根據(jù)單位內部的情況，它可以依照每個人的角色控制對網(wǎng)絡上文件的訪問。為設計單位使用的EDM系統(tǒng)可以設置對文件訪問的限制，確保只有經(jīng)過授權的人才能訪問特定的文件；只有適當?shù)娜藛T經(jīng)過允許后才能對數(shù)據(jù)進行修改，也就是我們常說的版本控制。
　　設計工作最終要進入工作流程管理階段，也就是系統(tǒng)基于規(guī)則表按照步驟執(zhí)行事件請求，并把它的行為和修改的數(shù)據(jù)進行登記建立審計跟蹤，滿足質量控制認證的需求。
　　我們要強調的是數(shù)據(jù)管理軟件并不是一個一步到位的過程，每個單位的實際情況不同，網(wǎng)絡應用水平也不一樣，因此所有的軟件系統(tǒng)要根據(jù)有待解決的問題來配置，循序漸進。一般說來工作量是很大的，需要這方面的專家來指導并由專業(yè)的公司來實施。國際上的統(tǒng)計表明最簡單的數(shù)據(jù)管理軟件也要有6～12個月的周期才能見效，長遠來說企業(yè)將受益無窮，這不僅是提高設計效率的工具，也是企業(yè)決策的基礎。
　　目前國際上流行的設計管理軟件有工作組和企業(yè)級兩個層次。工作組級別的系統(tǒng)提供若干典型應用的預配置，以便購買者能夠十分輕松地開始工作并通過用戶設置不斷地加以精煉。設置過程通常包含寫參數(shù)文件或設置控制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表，工作組級的軟件經(jīng)常有簡單易用的界面創(chuàng)建功能。任何形式的文檔管理系統(tǒng)最終都要在網(wǎng)絡上應用，工作組級別的軟件可以在單機上有效地運行，但真正的價值是在網(wǎng)絡多用戶上。工作組級的軟件也可以高效地運行在沒有服務器的網(wǎng)絡上，如在一個單位內的設計部門，特別是在單位最初應用管理軟件時使用。但當網(wǎng)絡增加到十幾個節(jié)點以上，要選擇基于服務器的運行方式，EDM系統(tǒng)能夠解決的問題和作用也就跟著加大。#p#分頁標題#e#
　　企業(yè)級的EDM(和所有的PDM系統(tǒng))需要基于服務器的網(wǎng)絡，同時也需要安裝基于服務器的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)。DBMS系統(tǒng)用于管理原始數(shù)據(jù)的存儲和提取，并不關心它的內容。EDM系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的訪問方式，工作流程按照數(shù)據(jù)的使用方法為它們建立索引。
　　一些EDM系統(tǒng)有專有的DBMS，其它的則選用市場上的通用數(shù)據(jù)庫，對于很多已經(jīng)在內部使用DBMS的單位來說，后者非常有吸引力，因為數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)除了包含與設計相關的系統(tǒng)，還應該能夠處理單位的其它事務工作，如付款、庫存、個人事務等。今天，所有的DBMS都以SQL為基礎工作，絕大多數(shù)的EDM系統(tǒng)能夠與多種通用的DBMS產品協(xié)調工作，如Oracle sybase intormix,SQL/server等。所有主流的DBMS產品都是基于‘Client/server’結構的。它們在網(wǎng)絡服務器上或在自己的數(shù)據(jù)服務器上運行，它們完全控制數(shù)據(jù)存儲，滿足網(wǎng)絡上很多人對數(shù)據(jù)查詢、取出、更改等同時進行的操作。
　　其它類型的運行，在網(wǎng)絡上的DBMS運行起來就象普通程序一樣。程序文件被存儲在網(wǎng)絡服務器上，當一個用戶需要訪問數(shù)據(jù)系統(tǒng)時，在本地的電腦上運行一個DBMS的拷貝，共享中央存儲的數(shù)據(jù)。這種類型的典型代表有Access、Paradox、Dbase等，它并不適合運行在很大的網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)流非常大的情況，從存取控制到數(shù)據(jù)安全保障來說都弱一點，但在實際中應用非常廣泛，因為它的操作非常簡捷，購買和維護費用也比較低。
　　大型的Client/Server系統(tǒng)配備自動的故障恢復功能，系統(tǒng)以外崩潰并不會導致數(shù)據(jù)的丟失。可靠性極高，但對使用者的技能、經(jīng)驗要求也較高。
　　完整的PDM系統(tǒng)總的說來都是大型系統(tǒng)，經(jīng)常用于大型企業(yè)和國際化的公司，這樣的企業(yè)通常與提供特定子系統(tǒng)的企業(yè)協(xié)同工作，就象飛機制造系統(tǒng)中的發(fā)動機的制造一樣。很多時候這些相關單位使用完全不同的設計軟件支持系統(tǒng)，如CAD/CAM系統(tǒng)，可以想象這里有很多潛在的數(shù)據(jù)交換問題。這也就是為什么在PDM領域，國際上已經(jīng)在數(shù)據(jù)定義標準方面展開工作的原因。
　　EDM和PDM系統(tǒng)大量的是復雜的軟件集，它的成功很大程度取決于用戶的可操作程度，不論用戶使用基于unix的圖型工作站或Windows類的圖形窗口，也不論后臺的數(shù)據(jù)庫多么復雜，呈現(xiàn)在用戶面前的一定應該是可接受的操作環(huán)境。系統(tǒng)依據(jù)不同的工作需求，設計不同的用戶界面。
　　目前，越來越多的用戶希望通過Internet/Intranet，利用已經(jīng)建立的web瀏覽器技術來訪問數(shù)據(jù)庫，在web上提供類似Windows的界面實現(xiàn)檢索、瀏覽和批注的全部功能。有了這種技術，設計人員可以足不出戶，與國內外的同行共同交流、共同設計，這應該是一種趨勢。